Tiedolla johtamisesta

Tiedolla johtamisen dilemma... Sote-uudistuksen yksi osatavoite on ollut tiedolla johtamisen parantaminen. Datan keräämiseen ja sen käsittelyyn sekä uudelleen muokkaukseen on käytetty ja käytetään melko paljon aikaa ja resurssia. Hankkeita perustetaan ja tietojohtamisen voimaan uskotaan. Hyvä niin, sillä järjestelmämme ja toimintamallimme ovat kuitenkin vielä keskeneräisiä. Hyvinvointialueet ovat myös hyvin eri vaiheissa tässä prosessissa.

Tiedon luotettavuuteen ja täsmällisyyteen vaikuttavat todella monet tekijät. Luotettavuus ja täsmällisyys lähtee tiedon tallentumisvaiheesta, esimerkiksi terveydenhuollossa usein kirjaamisesta. Jos emme kirjaa tietoa yhdenmukaisesti, se ei tallennu järjestelmiin yhteneväisesti, jolloin tiedon hyödynnettävyys heikkenee. On siis olennaista kiinnittää huomiota kirjaamisen laatuun ja yhdenmukaisuuteen. Rakenteinen kirjaaminen auttaa tässä, mutta siinäkin riittää vielä kehittämistä.

Sen lisäksi on olennaista kysyä, mitä ja millaista tietoa tarvitsemme. Se on huomioitava järjestelmiä suunniteltaessa, jotta olennainen on mahdollista saada käyttökelpoisesti järjestelmästä ulos. Edelleenkään kaikki järjestelmät eivät keskustele keskenään, mikä lisää manuaalista työtä ja virheiden riskiä. Paljon myös kerätään tietoa manuaalisesti, koska käyttökelpoisia sähköisiä järjestelmiä ei ole tai niitä ei osata käyttää.

Sitten olemme me ihmiset. Jos kaksi eri henkilöä ottaa järjestelmästä ulos jonkun tietyn sovitun datan ja he saavat jatkuvasti eri luvut, aiheutuu siitä paljon hämmennystä ja joskus väärinkäsityksiäkin. Ihmisistä huomaa, kuinka se aiheuttaa myös ahdistusta.

Kun puhutaan tilastoista, on hyvä meidän kaikkien olla tarkkana ja hereillä, sillä niissä piilee aina virheen mahdollisuus. Mutta jos sama data on aina erilaista, on vaikeaa ja joskus mahdotonta selvittää, mistä ero johtuu. Se saa helposti aikaan tilanteen, jossa lukuihin käytetty aika on pois kehittämisestä. Se saattaa myös vaikuttaa johtamiseen ja tilannekuvan muodostamiseen. Millainen "heitto" luvuissa on hyväksyttävää? Mikä on riittävän suuri muutos luvuissa, jota voidaan pitää muutoksen perusteena?

Inhimillisyyteen liittyvät myös pelot. Pelätään, että läpinäkyvyys tuo esiin omat puutteet, oman yksikön toiminnan epäkohdat ja omat vajavaisuudet johtajana tai yhteisön jäsenenä. Totuus lienee kuitenkin se, että jokaisessa organisaatiossa riittää kehitettävää ja ne pisimmälle kehitetytkin ovat joskus jostakin aloittaneet. Eli sen sijaan, että juutumme lukuihin, voisi olla hyödyllistä miettiä, mitä haluamme saavuttaa ja miten siihen päästään. Onnistuessamme tavoitteisiin pääsyssä, seuraavat ne luvutkin parempina perässä.