Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE ASIAKAS-, MARKKINOINTI- JA UUTISKIRJEREKISTERI

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), 12. artikla 21.04.2020

1. Rekisterin nimi asiakas-, markkinointi- ja uutiskirjerekisteri

2. Rekisterin pitäjä:

nimi: Organisaatiokorjaamo Oy, Tampere

Sähköpostiosoite: toimisto@organisaatiokorjaamo.fi

puh: 040 5358 173

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Taina Ketola

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilötietoja käsitellään asiakaspalvelun, markkinoinnin ja sopimusten tekemiseksi sekä uutiskirjeiden lähettämisen mahdollistamiseksi. Käsittelyn oikeudellinen perusta on henkilön suostumus. Suostumus voidaan ilmaista tilaamalla uutiskirje tai tekemällä tarjouspyyntö tai vastaamalla yhteydenottoon muulla tavalla.

5. Rekisterin tietosisältö henkilötiedot ja muut tiedot: Nimi, rooli/asema yrityksessä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero,

6. Säännönmukaiset tietolähteet:

Rekisteröitävän oma ilmoitus. Yrityksen työntekijöiden tekemät lisäykset, poistot tai muutokset. Rekisterin tietoja voidaan kerätä henkilöiltä itseltään sekä julkisesti saatavilla olevista rekistereistä ja tietolähteistä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät:

Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

8.Henkilötietoja käsittelevät tahot:

Uutiskirjerekisteriä hallinnoi Organisaatiokorjaamon markkinoinnista ja uutiskirjeiden lähettämisestä vastaava henkilökunta. Henkilötiedot kerätään uutiskirjettä varten. Henkilötietoja säilytetään icloud-pilvipalvelussa. Riittävät ohjelmistojen ja laitteiden suojatoimet on otettu käyttöön ja niiden päivityksistä huolehditaan säännöllisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Pääsy rekisteriin

Rekisteriin on pääsy käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla, jokaisella henkilöstön jäsenellä on henkilökohtaiset tunnukset palveluun.

B. Henkilötietojen käsittely tapahtuu Organisaatiokorjaamon verkkosivujen toimittajan Webnode Oy:n kanssa. Webnodelta on hankittu lisäsuojaus henkilötiedoille. Webnoden tietosuojasta vastaavan yhteystiedot:

Owner and Data Controller

Webnode AG

Badenerstrasse 47, 8004 Zurich

Switzerland

Owner contact email: support@webnode.com

C. Manuaalinen käsittely

Henkilötietoja käsitellään manuaalisesti vain poikkeustapauksissa. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita.

D. Aineistojen käsittely järjestelmissä

Henkilötietojen käsittelijät vastaavat omasta toiminnastaan tehtyjen sopimusten tai sitoumuksensa mukaisesti Henkilöt, joilla on pääsy järjestelmään noudattavat käsittelyssä huolellisuutta. Henkilötietoja ei käsitellä julkisilla paikoilla. Rekisteristä ei tehdä sähköisiä kopioita kuin poikkeustapauksissa. Sähköiset kopiot säilytetään asianmukaisesti ja tuhotaan heti, kun niitä ei enää tarvita.

10. Henkilötietojen säilytysaikojen määrittäminen

Tietoja kerätään jatkuvasti Organisaatiokorjaamon asiakas- ja markkinointirekisteristä sekä muista lähteistä. Henkilö poistetaan rekisteristä, kun hän ilmoittaa haluavansa poistua rekisteristä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä oikeus saada muut tässä tietosuojaselosteessa mainitut tiedot. Pyyntö tehdään yhteyshenkilölle.

11.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien tietojensa korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti yhteyshenkilölle.

11.3. Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")

Mikäli henkilö vastustaa tietojensa käsittelyä, tiedot poistetaan. Henkilön tulee tällöin itse ottaa selvää tapahtumaan tai vastaavaan osallistumisesta tai olla osallistumatta. Tähän kohtaan perustuva rekisteröidyn vaatimus tietojen poistamisesta on tehtävä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

11.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

a) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden

b) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista

c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

d) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet. Tähän kohtaan perustuva rekisteröidyn vaatimus käsittelyn rajoittamisesta on tehtävä kirjallisesti ja perustellen yhteyshenkilölle.

11.5. Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tähän kohtaan perustuva rekisteröidyn vaatimus käsittelyn vastustamisesta on tehtävä kirjallisesti ja perustellen yhteyshenkilölle. Henkilön tulee tällöin itse ottaa selvää tapahtumaan tai vastaavaan osallistumisesta tai olla osallistumatta.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Suomessa kantelun voi tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:

PL 800 00531 Helsinki

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi

Vaihde: 029 56 66700

13. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit:

Rekisterin sisältö ei ole erityisen haavoittuva ja nykyiset rekistereiden käsittelyn tavat sekä toimintamallit eivät altista rekisteriä kohtuuttomille riskeille. Tietoturvallisuus on osana toiminnan suunnittelua ja kehittämistä sekä valittaessa järjestelmiä ja suunniteltaessa henkilörekistereiden käsittelyä.

TIETOSUOJASELOSTE - lyhyt versio

Organisaatiokorjaamo Oy haluaa hyvän henkilötietojen käsittelytavan mukaisesti kertoa, että tilaamalla uutiskirjeen tulet kirjatuksi Organisaatiokorjaamon uutiskirjerekisteri -nimiseen henkilörekisteriin. Tässä rekisterissä henkilötietoja käsitellään uutiskirjeiden ja muun markkinointimateriaalin ynnä vastaavan toimittamiseksi. Muiden yritysten tavoin pidämme rekisteriä asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista. Suostumuksen käsittelyyn annat tilaamalla uutiskirjeen tai tekemällä verkkosivujen tarjouspyyntö/yhteydenottopyyntölomakkeen kautta yhteydenoton. Tietoja voidaan kerätä myös muista julkisista rekistereistä.

Rekisteriin henkilötiedoista tallennetaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite – lisäksi voidaan tallentaa roolisi/asemasi organisaatiossasi. Rekisteriin on pääsy Organisaatiokorjaamo Oy:n henkilökunnalla, jotka tehtävänkuvansa puolesta ovat velvoitettuja tietoja käsittelemään. Rekisteriä käsitellään kuten henkilörekistereitä yleensä – huolellisesti ja soveltuvalla tavalla luottamuksellisesti. Tiedot poistetaan rekisteröidyn niin halutessa. Poistaminen tapahtuu kätevästi lopettamalla uutiskirjeen tilaus tai ilmoittamalla toimiston sähköpostiosoitteeseen pyyntö. Toimisto@organisaatiokorjaamo.fi osoitteesta saat tarvittaessa lisätietoja oikeuksistasi ja niiden toteuttamisesta.